Politiques cadre gouvernance des renseignements personnels
Politiques cadre sur la gouvernance à l'égard des renseignements personnels
1. PRÉAMBULE
La présente politique a pour but d’établir les principes et règles encadrant la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels au sein de la TRANSPORT AUTONOMIE BEAUCE-ETCHEMINS, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.
Afin de s’acquitter de ses obligations en la matière, TRANSPORT AUTONOMIE BEAUCE-ETCHEMINS s’est dotée de la présente Politique. Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la protection des Renseignements personnels qu’elle détient tout au long du Cycle de vie de ceux-ci et aux droits des personnes concernées.
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, TRANSPORT AUTONOMIE BEAUCE-ETCHEMINS (ci-après l’« Organisation ») traite des Renseignements personnels. À ce titre, l’Organisation reconnait l’importance de respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels qu’elle détient.
La protection des Renseignements personnels détenus par l’Organisation incombe à toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des Renseignements personnels inhérents à l’exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec l’Organisation.
2. OBJET
La présente Politique :
• Énonce les principes encadrant la gouvernance de l’Organisation à l’égard des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie ;
• Énonce les droits des Personnes concernées et prévoit un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des Renseignements personnels ;
3. CADRE NORMATIF
La présente Politique s’inscrit dans un contexte régi notamment par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec et la Loi sur la protection des Renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1). Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site Internet de l’Organisation au lien suivant : https://transportautonomie.com/
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
• « CAI » la Commission d’accès à l’information du Québec.
• « Cycle de vie » l’ensemble des étapes visant le traitement d’un Renseignement personnel soit la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci.
• « Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » la démarche préventive qui vise à mieux protéger les Renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des Personnes concernées.
• « Incident de confidentialité » désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisées par la loi d’un Renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement.
• « Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
• « Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les Renseignements personnels.
• « Renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une personne physique, dont une information nominative et qui permet de l’identifier directement — soit par le recours à cette seule information — ou indirectement — soit par combinaison avec d’autres informations.
• « Renseignement personnel sensible » désigne tout Renseignement personnel qui, de par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
• « Responsable de la protection des renseignements personnels » ou « RPRP » désigne la personne qui, au sein de l’Organisation, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protection des Renseignements personnels.
5. CHAMP D’APPLICATION
La présente Politique s’applique aux Renseignements personnels détenus par l’Organisation et à toute personne qui traite des Renseignements personnels que l’Organisation détient.
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1. Collecte
o L’Organisation ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des Renseignements personnels, l’Organisation détermine les fins de leur traitement. L’Organisation ne recueille que les Renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
o La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la Personne concernée.
o Au moment de la collecte physique ou lorsque le Renseignement personnel est recueilli par un moyen technologique, l’Organisation informe les Personnes concernées des éléments mentionnés ci-dessous, au moyen d’un formulaire de consentement
• Les fins et les moyens par lesquels les Renseignements personnels sont recueillis ;
• Leurs droits quant à ces renseignements, notamment des droits d’accès et de rectification ;
• Leur droit de retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
o Lorsque la Loi exige l’obtention d’un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2. Utilisation
o L’Organisation n’utilise les Renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, l’Organisation peut utiliser les Renseignements personnels à d’autres fins si la Personne concernée y consent préalablement. Dans le cas d’un Renseignement personnel sensible, il ne pourra être utilisé à d’autres fins par l’Organisation que suivant le consentement manifesté de façon expresse par la Personne concernée.
o Au sein de l’Organisation, les membres du personnel ont instruction de n’accéder à un Renseignement personnel que s’ils ont qualité pour le connaître et seulement lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
o Lorsque la Loi le prévoit expressément, l’Organisation entreprend une ÉFVP en vertu de l’article 7 des présentes afin de mitiger les risques identifiés.
6.3. Communication
o Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, l’Organisation ne peut communiquer des Renseignements personnels sans le consentement de la Personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des Renseignements personnels sensibles sont en cause.
o Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de services ou pour l’exécution d’un mandat, l’Organisation doit conclure une entente par écrit avec le fournisseur de services ou le mandataire.
o Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des tiers à l’extérieur du Québec, l’Organisation procède à une ÉFVP conformément à l’article 7 des présentes.
6.4. Conservation
o L’Organisation prend des mesures raisonnables afin que les Renseignements personnels qu’elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
o Les Renseignements personnels sont conservés dans des classeurs sécurisés dans les bureaux de l’Organisation ou sur notre serveur central, dans des répertoires accessibles uniquement par code d’utilisateur et mot de passe.
o L’Organisation conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour mener ses activités.
6.5. Destruction et anonymisation
o Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les Renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve que le délai de conservation prévu dans ses politiques ou par une loi est terminé.
7. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
L’Organisation réalise une ÉFVP dans le contexte des traitements suivants de Renseignements personnels :
o La réalisation d’une ÉFVP sert à démontrer que l’Organisation a respecté ses obligations en matière de protection des Renseignements personnels et que des mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
o En effectuant une ÉFVP, l’Organisation tient compte de la sensibilité des Renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les Renseignements personnels.
8. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée dont les Renseignements personnels sont détenus par l’Organisation dispose notamment des droits suivants :
o Le droit d’obtenir confirmation de l’existence et d’obtenir une copie des Renseignements personnels détenus par l’Organisation, que ce soit en format électronique ou non électronique.
o À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un Renseignement personnel informatisé recueilli auprès d’une Personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d’un Renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
o Le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par l’Organisation.
o Bien que le droit d’accès puisse être exercé en tout temps, l’accès aux documents contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
o Des frais raisonnables peuvent être exigés du requérant pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements. Le cas échéant, l’Organisation informe la Personne concernée du montant approximatif des frais avant de traiter sa demande.
o Les demandes d’accès aux Renseignements personnels ou de rectification par les Personnes concernées doivent être faites par écrit adressé au RPRP, aux coordonnées indiquées ci-dessous, par une personne physique justifiant de son identité à titre de Personne concernée, à titre de représentant, d’héritier ou de successible de cette dernière, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, à titre de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé ou à titre de conjoint ou de proche parent d’une personne décédée, conformément à la Loi. Le RPRP de l’Organisation y répondra par écrit au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.
Coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels :
Titre : Directeur
Téléphone : 418-227-1691
Courriel :[email protected]
o Le droit d’accès ou de rectification ne s’applique qu’aux Renseignements personnels existants.
9. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative à la protection des Renseignements personnels par l’Organisation doit être transmise par écrit au RPRP, lequel doit y répondre par écrit dans un délai de 30 jours.
10. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
o L’Organisation met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment compte du degré de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support.
11. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
o Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Loi. L’Organisation prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent;
o Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des Incidents de confidentialité. La TRANSPORT AUTONOMIE BEAUCE-ETCHEMINS tient un registre des Incidents de confidentialité, conservé pendant une période minimale de 5 ans, conformément à l’article 3.5 de la Loi 25. Ce registre est accessible uniquement au Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).
o Si l’Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les Personnes concernées, l’Organisation avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI. Elle peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les Renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la Personne concernée. Cette communication est enregistrée par le RPRP. Toutefois, la Personne concernée n’a pas à être avisée tant que cela serait susceptible d’entraver une enquête par une personne ou un organisme chargé par la loi de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.
12. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
La protection des Renseignements personnels que l’Organisation détient repose sur l’engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements :
o Le RPRP :
• S’assure de la protection des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie, de la collecte à la destruction;
• Identifie les principaux risques en matière de protection de Renseignements personnels et en avise la direction afin que des mesures correctives soient proposées ;
• Approuve la présente Politique sur la gouvernance en matière de protection des Renseignements personnels et toute modification à celle-ci ;
• Se conforme aux exigences liées aux demandes d’accès ou de rectification, y compris :
• En cas d’Incident de confidentialité, indique les informations dans le registre prévu à l’article 12.4 de la présente Politique et participe à l’évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes ;
• Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la communication de Renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services confiés à des tiers conformément à l’article 6.3 de la présente Politique ;
• Étudie toute question d’intérêt touchant la protection des renseignements personnels.
o Toute personne qui traite des Renseignements personnels que l’Organisation détient ou qui y a accès :
• Agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses activités ;
• N’accède qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de ses fonctions ;
• N’intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à l’accomplissement de ses fonctions ;
• Conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y aient accès ;
• Protège l’accès aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a accès par un mot de passe ;
• S’abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l’exercice de ses fonctions, à moins d’être dûment autorisée à le faire ;
• S’abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les Renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses obligations de confidentialité ;
• Détruit tout Renseignement personnel conformément à l’article 6.5 de la présente Politique ;
• Signale au RPRP tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité de Renseignements personnels;
• Collabore avec le RPRP pour répondre avec diligence à toute demande de celui-ci.
13. SANCTIONS
Tout employé de l’Organisation qui contrevient à la présente Politique ou aux lois et à la réglementation en vigueur applicables en matière de protection de Renseignements personnels s’expose, en plus des pénalités prévues aux lois, à une mesure disciplinaire pouvant notamment mener à une mesure disciplinaire et pouvant aller jusqu’au congédiement. La direction de l’Organisation est chargée de décider de l’opportunité d’appliquer la sanction appropriée, le cas échéant. L’Organisation peut également transmettre à toute autorité judiciaire les informations colligées sur tout employé, qui portent à croire qu’une infraction à l’une ou l’autre loi ou règlement en vigueur en matière de protection de renseignements personnels a été commise.
14. MISE À JOUR
De manière à suivre l’évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des Renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des Renseignements personnels de l’Organisation, la présente Politique pourra être mise à jour au besoin. Veuillez consulter la version publiée sur le site Web de l’Organisation pour consulter la version la plus récente.